管理跨國虛擬團(tuán)隊的技巧

添加日期：2011年8月25日 閱讀：936

    如何管理一個跨國界跨時區(qū)的團(tuán)隊?首先,摒棄過時的管理教科書。
    金融危機(jī)迫使許多公司要從世界各地為業(yè)務(wù)項目挑選團(tuán)隊成員,讓他們通過虛擬網(wǎng)絡(luò)方式聯(lián)系——如電話、電子郵件和視頻會議——以省時省錢。
    “我自認(rèn)為是一個擁有專業(yè)知識及豐富經(jīng)驗的團(tuán)隊**。不過,如何管理一支從未謀面、文化背景迥異的無形團(tuán)隊,消除成員之間**的防范心理并建立團(tuán)隊凝聚力,這無疑是一個巨大的挑戰(zhàn)�！�
    目前,全球虛擬團(tuán)隊的數(shù)量是有史以來*多的,而且數(shù)目與日俱增。*近INSEAD收到了大量請求,希望它能開設(shè)新課程,向企業(yè)高管傳授應(yīng)對這種新的管理挑戰(zhàn)所需的技巧。*新的研究顯示,這些技巧不僅與管理同處一地的傳統(tǒng)團(tuán)隊所需的技巧迥異,還常常截然相反。下面列出的是它們之間的五個主要不同點:
    1. 領(lǐng)導(dǎo)方式不同
    “我很快就意識到,我在攻讀MBA學(xué)位時所學(xué)的管理理論---- 授權(quán)團(tuán)隊成員設(shè)立自己的目標(biāo),鼓勵他們積極參加團(tuán)隊協(xié)作,必要時適當(dāng)調(diào)整所設(shè)目標(biāo)--不太適用于管理虛擬團(tuán)隊。事實證明,這個理論在管理我們的虛擬團(tuán)隊時也行不通�！�
    對于同處一地的團(tuán)隊而言,如果**扮演的角色是協(xié)助者,團(tuán)隊成員的獲益是*大的;而虛擬團(tuán)隊則需要一名能提供清晰方向的主管,以消除工作中的任何模棱兩可之處。我在INSEAD的同事José Santos教授論證說,對成員分布全球的團(tuán)隊來說,高度集中化的管理效果*佳。管理良好的虛擬團(tuán)隊?wèi)?yīng)具備比傳統(tǒng)團(tuán)隊更為完善的組織架構(gòu),以及建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)纳舷录墔R報機(jī)制。因此,良好的虛擬團(tuán)隊比傳統(tǒng)團(tuán)隊更層級分明。在同一間辦公室工作的團(tuán)隊,在工作職責(zé)分工方面可以松散一些,甚至可以兩個人擔(dān)當(dāng)同一種角色。規(guī)章制度可稍帶放寬,團(tuán)隊成員可在面對面的互動中培養(yǎng)團(tuán)隊精神。而在虛擬團(tuán)隊中,這種做法行不通。團(tuán)隊主管必須明確規(guī)定各團(tuán)隊成員的角色和職責(zé),并且以身作則。
    INSEAD教授 Roderick Swaab就高度集中管理列舉了一些例子。他說: “在項目規(guī)劃初期,團(tuán)隊主管必須對一些看似瑣碎的細(xì)節(jié)訂下詳細(xì)規(guī)章,這一點至關(guān)重要。比如說回復(fù)時限。團(tuán)隊成員必須在四小時還是48小時內(nèi)回復(fù)郵件?他們是否清楚了解其他成員所慣用的溝通途徑?他們是否就不同的任務(wù)使用不同技術(shù)達(dá)成一致意見?” 這些細(xì)節(jié)問題在管理傳統(tǒng)團(tuán)隊時也許是多余的,但卻是有效管理虛擬團(tuán)隊的關(guān)鍵。
    2. 決策方式不同
    “James, Kathy,Laura, 你們怎么想?還有沒有其他的意見?這些主意都很棒。我們就照著Kathy和 James說的辦。James,請草擬一份項目計劃提交下個星期的團(tuán)隊討論�！�
    世界各地的團(tuán)隊運(yùn)作方式并不相同。在美國,主管主要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)團(tuán)隊工作、引導(dǎo)團(tuán)員參與管理,迅速制定方向并在項目進(jìn)展中作出調(diào)整。這種方法頗為有效,但其他方法也行得通。在瑞典,團(tuán)隊通過長時間開會來樹立共識并作出決定,這可能需要舉行多次會議,但團(tuán)隊成員對決策的接受度高,執(zhí)行決定非常迅速。法國笛卡爾式的教育體制則認(rèn)為,辯論和當(dāng)面爭辯是任何決策過程取得進(jìn)展所需的必要步驟。而在日本,決策往往是正式團(tuán)隊會議前,在非正式的一對一討論中作出的。
    根據(jù)我本人的研究,我發(fā)現(xiàn)跨國團(tuán)隊管理者*艱巨的挑戰(zhàn)之一是認(rèn)識到他們作出決策的風(fēng)格或許根植于他們所在國家的文化。因此,跨國性團(tuán)隊必須有非常明確的決策制定流程。優(yōu)秀的跨國團(tuán)隊管理者必須善于在項目的不同階段嘗試不同的決策流程。
    3. 建立互信方式不同
    “我的隊員普遍認(rèn)為信任一個從未謀面的人這一點很難做到。傳統(tǒng)上‘通過眼神交流建立互信’在網(wǎng)絡(luò)世界里顯然不切實際。諸如Skype的視頻通話,正正欠缺眼神交流。”
    在虛擬團(tuán)隊中,信任被賦予了全新的含義。當(dāng)你每天在飲水機(jī)或復(fù)印機(jī)旁碰見自己的同事時,你自然會知道誰可以或不可以信任。而在一個地理位置上分散的團(tuán)隊里,信任幾乎只能憑揣摩。
    Cristina Escallon是我們新推出的“管理跨國虛擬團(tuán)隊”課程的教授之一。她指出,虛擬團(tuán)隊管理的核心是信任的建立和維系。不過,虛擬團(tuán)隊建立互信的方式與傳統(tǒng)團(tuán)隊不同。由于團(tuán)隊成員間缺乏面對面的互動,虛擬團(tuán)隊的管理者務(wù)必要創(chuàng)造一個高度明確的流程,使隊員能有效溝通,樹立良好的信任氛圍。同時,樹立有力的社會道德標(biāo)準(zhǔn)對培養(yǎng)團(tuán)隊互信也很重要,特別是在團(tuán)隊組建初期以及互信維系期間。做到這點后,面對面的會議可以減少到一年一次左右。
    4.協(xié)調(diào)方式不同
    “比去傳統(tǒng)團(tuán)隊,地域上的差異使團(tuán)隊工作更加充滿挑戰(zhàn)。**例外的是,當(dāng)團(tuán)隊內(nèi)部出現(xiàn)分歧或沖突時,地域差異就成了化解分歧和沖突的一大優(yōu)勢�！�
    異地團(tuán)隊成員除了亙相協(xié)作,在資源、交付日期、產(chǎn)品規(guī)格等方面也存在競爭關(guān)系。研究表明,地理位置分散的團(tuán)隊在協(xié)調(diào)這類沖突時有明顯優(yōu)勢。
    Roderick Swaab 對美國和北歐的項目進(jìn)行研究,以評估決策過程中的創(chuàng)造力表現(xiàn)。他發(fā)現(xiàn),相對于女性而言,男性在沒有眼神交流的情況下更具創(chuàng)造力。這就是說,兩個男性在談判時如果沒有眼神交流,他們更有可能達(dá)成共贏的創(chuàng)意點子。此外,他的研究結(jié)果不禁使我們質(zhì)疑普遍假定的視頻會議或SKYPE比電郵或電話更有效的想法。比如說,如果談判雙方都頗具競爭意識,利用電子郵件溝通將比視頻會議更為有效。這聽起來似乎有悖常理,不過有時非正面接觸確實能使人們更理智地看待及處理事情。
    5. 溝通方式不同
    “雖然我們擁有各種先進(jìn)的通訊設(shè)備,但用得*多的還是電話。在辦公室拿著iPhone走來走去打電話顯然比端坐在會議室里用視頻通話容易得多�！�
    毫無疑問,跨國虛擬團(tuán)隊的領(lǐng)導(dǎo)中*關(guān)鍵的技巧是溝通。但當(dāng)我們進(jìn)行虛擬溝通時,我們的影響力常常會降低。INSEAD教授Ian Woodward通過實驗證明,在講話時移動你的身體能增強(qiáng)你講話的效果。異地虛擬團(tuán)隊的經(jīng)理常常會端坐在辦公桌前,全神貫注的盯著Skype或視頻會議的畫面,從而失去了人際交往技巧,說服力也就大減。走動或只是揮動手臂都屬于簡單而有效的溝通技巧,管理者應(yīng)用這些技巧能夠提高所傳達(dá)的信息的說服力。
    所有這一切的要點是,管理地理位置分散的團(tuán)隊所需的技巧,要比管理傳統(tǒng)、同地工作的團(tuán)隊廣泛得多。不僅如此,管理者還需要根據(jù)團(tuán)隊成員的不同組成和他們之間的距離選擇不同的技巧。
        責(zé)任編輯：張言    mjwave.cn    2011-8-25 17:26:31

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